La Secretaría Municipal estará a cargo de un(a) Secretario(a), el cual deberá dirigir las actividades de secretaría Administrativa del Alcalde y del Concejo, Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales, Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley Nº 18.575. De acuerdo a este reglamento interno de este Municipio.
Desempeñarse como Secretario (a) del Concejo y del Consejo Económico y Social Comunal (CESCO), Cumplir diversas actuaciones, dentro de la constitución del Cesco, Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Consejo, Cesco, velando por su cumplimiento, Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones externas que se le encomienden, Mantener un archivo actualizado con todas las publicaciones relacionadas con la administración comunal, Tramitar los nombramientos y renuncias del personal municipal, Dirigir, coordinar y controlar la mantención, seguridad, aseo y ornato de las dependencias municipales, Administrar los servicios generales y menores de apoyo de la Gestión Municipal (Oficina de Partes, Auxiliares de Servicios Menores), Tener a cargo la oficina comunal de emergencia, Tener a cargo y disponer según los requerimientos el uso de los medios de transporte municipal, Preparar las comisiones de servicio, Cumplir las funciones que le asigna la Ley Nº 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás organizaciones comunitarias, Actuar como Ministro de fe para los efectos establecidos en el artículo 177º, inciso segundo del Código del Trabajo, Cumplir las demás funciones que le señale la Ley o el Alcalde,
La Oficina de Partes, reclamos y archivos, depende de la secretaría municipal y le corresponde dar cumplimiento a las siguientes labores
Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución, de la correspondencia oficial, Mantener archivos actualizados, de la documentación recibida y despachada por la municipalidad, Llevar y conservar el archivo central, de la documentación oficial del municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existentes, Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la municipalidad.
En la oficina de partes deberán estar disponibles, para quien los solicite, a lo menos los siguientes antecedentes
El plan de desarrollo comunal. El presupuesto municipal. El plan regulador comunal con sus correspondientes seccionales y las políticas específicas. El reglamento Interno. El reglamento de contrataciones y adquisiciones. La ordenanza de participación y todas las ordenanzas y resoluciones municipales. Los convenios, contratos y concesiones. Las cuentas públicas de los alcaldes en los últimos 3 años. Los registros mensuales de gastos efectuados al menos en los últimos dos años.
Corresponderá a la oficina de partes llevar y mantener al día los siguientes archivos
Correlativo de oficios despachados, Correlativo de oficios recibidos, Correlativo de decretos alcaldicios, Numerar y despachar todos los documentos que emita la municipalidad, Archivar los documentos en los diferentes kardex, o archivos que se llevan en la oficina de partes, Atención de público, respecto del trámite de las consultas o presentaciones formuladas a la municipalidad y de las audiencias, o consultas personales que se soliciten al alcalde o a la secretaría municipal y dirección, Registrar y atender el servicio de llamadas telefónicas y fax, Preparar y despachar oportunamente la correspondencia, Distribuir copias de decretos, resoluciones, órdenes de servicio, circulares y otros a quienes corresponda. Apoyar al alcalde y a la secretaría municipal en la ejecución de trabajos de dactilografía. Corresponderá a la oficina de partes, además, tener a cargo la flota liviana, de acuerdo a su reglamento y el control y manejo de combustibles. Llevar el control de las bitácoras y hojas de ruta.
